A Polícia Civil de Mato Grosso do Sul adotou novas regras para organização, descarte e preservação de documentos. Agora, a eliminação de papéis antigos deverá seguir um rito formal que inclui a elaboração de uma Relação de Eliminação de Documentos (RED) e análise por uma comissão especializada, garantindo que materiais vinculados a investigações não sejam destruídos. Após a aprovação, a destruição só pode ocorrer após publicação de edital, permitindo que interessados contestem. A destruição irregular pode ser considerada crime e documentos significativos serão preservados em um acervo histórico. A norma visa garantir a segurança jurídica na gestão documental, combinando racionalização e preservação da trajetória da corporação.
O arquivo histórico da Polícia Civil de Mato Grosso do Sul passou a conviver com novas regras de organização, descarte e preservação documental. Portaria publicada no Diário Oficial Eletrônico em 16 de março padroniza a eliminação de papéis antigos nas unidades da corporação e cria um rito formal para impedir que boletins de ocorrência, inquéritos e outros registros sejam destruídos sem controle.
Nenhum lote de documentos poderá seguir diretamente para destruição. O delegado responsável terá de elaborar uma Relação de Eliminação de Documentos (RED), listando o material que poderá ser eliminado. O conteúdo passará pela análise da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA).
Além disso, a chefia da unidade deve atestar que os papéis não têm vínculo com investigações em andamento, processos judiciais ou auditorias, funcionando como principal trava para impedir o descarte de documentos ainda úteis.
Mesmo após aprovação interna, a destruição só poderá ocorrer após publicação de edital no Diário Oficial Eletrônico, com prazo de 30 dias para que qualquer interessado comprove legitimidade e peça resgate ou cópia de documentos incluídos na relação.
A portaria reforça que descartar documentos fora do rito oficial pode configurar crime, conforme artigo 314 do Código Penal. A eliminação física poderá ser feita por fragmentação mecânica, incineração ou desmagnetização de mídias eletrônicas, sempre acompanhada formalmente por dois policiais civis designados.
Parte dos documentos será preservada em acervo histórico, incluindo inquéritos e termos circunstanciados de ocorrência que marcaram época ou representaram inovação na atuação da corporação. A medida visa transformar registros em patrimônio documental relevante para futuras consultas, estudos e reconstruções históricas.
Com a norma já em vigor em todo o Estado, a Polícia Civil busca combinar racionalização de espaço, digitalização com valor legal e preservação da própria trajetória, garantindo uniformidade e segurança jurídica na gestão documental.
